5 maneiras dos profissionais utilizarem Copilot para uma comunicação mais eficaz

Transforme sua produtividade com o Microsoft Copilot para Microsoft 365. Explore como utilizar a IA na comunicação;

Assim como a maioria dos trabalhadores do conhecimento, funcionários de diferentes setores relatam sofrer diariamente com as inúmeras reuniões (70%) e com a sobrecarga de informações (86%). Desta maneira, não é nenhuma surpresa que 80% destes colaboradores não conseguem se concentrar tempo suficiente em suas tarefas, segundo pesquisa da Microsoft.

A boa notícia? Dados mostram que os ganhos de produtividade são reais com a IA

Com a disponibilidade do Copilot para Microsoft 365 para empresas de todos os tamanhos, muitos destes colaboradores tem integrado a IA no Teams (para obter visões gerais das reuniões), no Word (para iniciar blogs e elaborar planos), no PowerPoint (para criar apresentações com clareza e comunicar ideias e sugestões), além de recursos focados em melhorar a comunicação, de uma simples troca de mensagens à busca de informações. De acordo com o relatório:

• 86% dos usuários disseram que o Copilot os torna mais produtivos;
• 81% dos usuários disseram que o Copilot os ajuda a concluir tarefas com mais rapidez;
• 89% dos usuários disseram que o Copilot ajuda a impulsionar o processo criativo;
• 78% dos usuários disseram que o Copilot melhora a qualidade do seu trabalho;
• 70% dos usuários disseram que o Copilot reduz o tempo gasto em tarefas que não gostam – especificamente, 76% reduziu o esforço mental em tarefas repetitivas e 71% diminuiu o tempo gasto na busca de informações;

E o melhor: 84% não querem voltar a trabalhar sem o Copilot

Além do Copilot ampliar a experiência, transformar o trabalho de bom em excepcional, aumentar a capacidade de toda a organização, acelerar os processos e a produção em vários estágios, oferece uma característica de valor único para a área da comunicação.

Pensando nisso, separamos 5 maneiras dos profissionais utilizarem a IA para comunicarem-se no dia a dia. Confira abaixo como a ferramenta pode ajudar a ser mais produtivo e criativo em seu trabalho.

10 maneiras de usar IA para turbinar seus negócios

Transforme a comunicação com o Copilot para Microsoft 365

1. Reuniões e entrevistas

Quem nunca sentiu a sobrecarga com as inúmeras reuniões em sequência, com os conflito de datas e horários duplicados frequentes? Uma ótima solução é utilizar o Copilot no Teams, para priorizar as reuniões mais importantes do dia, acompanhar com facilidade as que você perdeu, sem precisar assistir à gravação completa.

• Resume o que foi discutido na reunião em tópicos curtos;
• Identifica suas tarefas de acompanhamento;
• Identifica se há alguma pendência a ser resolvida;
• Cria agendas para reuniões mais eficazes;
• Auxilia as chamadas do Teams e as informações relevantes no tópico do chat;

Durante ou após uma reunião, o Copilot também pode ajudá-lo a relembrar o que foi discutido com mais precisão, anotar uma grande citação ou detalhe de uma história, avaliar tópicos complexos ou antecipar os principais pontos após uma entrevista. Por exemplo, você pode perguntar:

• Qual foi o feedback exato que <X> compartilhou sobre o plano de comunicação apresentado?
• O engenheiro com quem conversamos compartilhou uma frase interessante sobre <X> que eu gostaria de incluir em uma história na qual estou trabalhando. Você pode me lembrar exatamente o que ele disse?
• Coloque em uma tabela os prós e os contras do que a equipe está discutindo sobre a estratégia dos anúncios e recomende um curso de ação;
• Após uma entrevista à imprensa, pergunte: “O que você acha que o repórter vai tirar dessa conversa? Use a transcrição como documento base;

2. Teste de mensagens

Clareza é fundamental na comunicação. Napoleão, o famoso general, era conhecido por trazer às reuniões a seguinte pergunta aos seus generais quando apresentavam os planos de guerra. “Tendo ouvido esses planos, você saberia o que fazer?” Se a resposta fosse não, ele pedia aos generais que os reescrevessem.

O que isso tem a ver com IA? O Copilot pode ser o seu general para fornecer uma nova perspectiva aos planos. Alguns exemplos:

• Copilot, vou alimentar um blog; articule três mensagens principais; se estiverem fora do escopo, favor refinar;
• Copilot, pode apontar as falhas nesta divulgação que estamos fazendo sobre sustentabilidade? “Se você quisesse argumentar essa discussão, o que diria?”;

Com o Copilot como parceiro de brainstorming, é possível identificar pontos cegos, aprimorar as posições e expandir o pensamento para que a mensagem seja clara.

3. Preparação de argumentos

Para ajudar nas entrevistas, o Copilot pode antecipar perguntas e desenvolver argumentos frequentes. Alguns exemplos de prompts:

• Simule que você é um repórter de tecnologia. Compartilhe as cinco principais perguntas que você faria com base nas informações deste documento narrativo;
• Simule que você é relações-públicas e está preparando um executivo para uma entrevista com uma repórter de tecnologia de ponta. Ela tem escrito bastante sobre IA. Quais perguntas você acha que a repórter fará a um executivo de tecnologia em uma entrevista sobre como a IA mudará o trabalho?
• Estou dando uma entrevista à imprensa sobre <X>. Quais são as três principais perguntas que alguém não familiarizado com o assunto faria sobre o assunto?
• Ajude-me a redigir respostas para esta lista de perguntas <X>. As respostas devem ser breves, mas em tom coloquial;

4. Planos de comunicação e blogs

Muitos profissionais são contratados por causa de sua habilidade única de escrever. E o Copilot tem sido útil para ajudar estes profissionais no começo, meio e fim de um conteúdo, refinando ainda mais o que estas pessoas fazem de melhor. Alguns exemplos:

• No Word, destaque um parágrafo em um plano ou blog e peça ao Copilot que sugira outras maneiras de escrevê-lo;
• Elabore um plano para uma divulgação de um produto ou serviço. O Copilot pode trazer ideias dos elementos para o plano, mensagens principais, cronogramas, release para imprensa e pautas. Isso não produz um plano completo de ponta a ponta, mas ajuda a criar um começo sólido;
• Para finalizar um artigo de blog, peça ao Copilot para escrever uma conclusão curta e convincente. Como o Copilot para Microsoft 365 utiliza informações confidenciais, tudo permanece protegido;
• Quando uma postagem no blog ou no LinkedIn estiver concluída e você precisar de um título criativo, peça sugestões;

5. Apresentações

Às vezes, a forma como apresentamos as ideias é tão importante quanto o conteúdo em si. Portanto, não é nenhuma surpresa que o Copilot pode transformar um documento do Word, como um plano de relações públicas, em uma apresentação do PowerPoint.

Basta abrir uma nova apresentação no PowerPoint, selecionar o ícone do Copilot na barra de opções e, quando o painel lateral aparecer, clicar em “Criar apresentação a partir do arquivo…” Selecione o documento e deixe o Copilot trabalhar na construção da sua apresentação.

A partir daí, você pode pedir para adicionar um slide final, inserir em todos os títulos uma determinada fonte e cor ou pedir para atualizar uma das imagens para uma fotografia que seja mais do seu agrado. Isso reduz enormemente o tempo que alguém levaria ao criar a apresentação. O Copilot ainda oferece templates e designs gratuitos para transformar a sua comunicação nas redes sociais.

Como preparar sua empresa para o Microsoft 365 Copilot

Maximize sua produtividade e criatividade com Copilot

Como qualquer nova ferramenta, a chave é testar. Se você já possui o Copilot para Microsoft 365, pode começar a experimentar estas dicas hoje mesmo! Caso queira levar o poder da IA para melhorias na comunicação de sua empresa, entre em contato conosco. 

Fonte: Microsoft Blog