Em uma era de distrações, a Microsoft quer que a IA seja sua colega de trabalho

A empresa tem como objetivo adaptar seu conjunto de ferramentas de produtividade a um mundo de atenção reduzida, traduzindo anos de pesquisa em produtos

“É melhor que o errorex.” – Não é assim que você esperaria que o bilionário Bill Gates falasse sobre o estado atual dos softwares comerciais – especialmente porque as ferramentas de produtividade da Microsoft, incluindo Word e Excel, ajudaram a construir sua fortuna.

Mas Gates acredita que os softwares de negócios de hoje não são muito melhores do que as ferramentas de negócios dos tempos pré-digitais. “Eu diria que a maior parte da oportunidade de fazer os computadores melhorarem o trabalho está diante de nós e não atrás de nós”, disse ele em uma sala cheia de pesquisadores e acadêmicos da Microsoft no Microsoft Research Summit em julho de 2019.

Embora o Microsoft Office seja definitivamente muito mais poderoso que o errorex, Gates está certo em ser otimista sobre as maneiras pelas quais os computadores podem continuar a mudar a maneira como as pessoas trabalham. A inteligência artificial leva as ferramentas de produtividade a um ponto de reflexão. Após anos digitalizando e formatando palavras, números e imagens, as versões do Word, Excel e PowerPoint estão muito mais conscientes de seus trabalhos e de como você o faz. Os algoritmos inteligentes encontram padrões e significados nos dados e usam essas informações para ajudá-lo a passar o dia com mais eficiência.

Mas o software de trabalho mais inteligente já existe. Com o Microsoft 365, por exemplo, você pode verificar seu e-mail e lembrá-lo dos compromissos que você fez. A ferramenta MyAnalytics no software corporativo da empresa Microsoft 365 sabe tudo sobre como você está gastando seu tempo. Um novo recurso do PowerPoint o aconselhará sobre o andamento da sua apresentação. Em tempo real, em um chat colaborativo com o colega de trabalho que está na Índia, você resolve um problema da empresa facilmente e o formaliza no espaço virtual, evitando desencontros, graças ao Microsoft Teams. Conduz reuniões online e recebe mensagens instantâneas com o Skype for Business, além de muitos outros benefícios.

Ainda assim, os pesquisadores da Microsoft procuram recursos específicos para ajudar cada vez mais os profissionais a terem cada vez mais conhecimento atuais. Eles também estão se esforçando para entender a natureza do trabalho em si no século XXI. A empresa está buscando a IA para ajudar a dividir o trabalho em tarefas menores que se encaixam nos intervalos de tempo disponível durante nossos dias cada vez mais fragmentados. A empresa quer criar ferramentas para ajudar as pessoas a aproveitar mais o tempo em uma época de total distração – estratégia que pode ser a chave para uma nova geração mais inteligente das plataformas.

IA: OS SOFTWARES EM UM MOMENTO DE SOBRECARGA DE INFORMAÇÕES

O software comercial nos dias de hoje já mudou muito e mudará ainda mais com o avanço da IA, o uso pesado de mão-de-obra contratada. Os dispositivos móveis nos permitem trabalhar cada vez mais longe de uma mesa, mas também misturam nossa vida pessoal com a vida profissional.

Com a ascensão de telefones celulares e de trabalho através de dispositivos, o nível de distração vindo da tecnologia chegou a um passo de se tornar uma febre, tanto no escritório como fora. Em uma pesquisa com mais de 500 funcionários, o RescueTime constatou que apenas 10% dos entrevistados sentiam que estavam no controle de como passavam o tempo no trabalho. Pesquisa da Gloria Mark, professora da Universidade da Califórnia em Irvine, mostra que as pessoas trocam as telas de computadores uma média de 566 vezes por dia. Verificam o email 77 vezes por dia. Os usuários do Facebook em sua amostra consultaram a mídia social uma média de 38 vezes por dia. Não é apenas a sobrecarga de informações da Internet que está dirigindo a atenção.

“No local de trabalho, as pessoas estão constantemente manipulando demandas concorrentes, estão repriorizando tarefas”, disse Mark durante uma apresentação no Research Summit da Microsoft. “A pesquisa mostrou que o escopo do trabalho se expandiu, de modo que as pessoas estão realmente trabalhando em diversos projetos diferentes para os quais mudam a jornada de trabalho”.

Isso significa que o trabalho é mais rápido, mais rico em informações e mais variado do que nunca. Estamos fazendo muito mais coisas e em pedaços menores de tempo.

E, no entanto, a pesquisa de Mark mostra que as pessoas parecem medir sua própria produtividade usando uma métrica antiga: quanto tempo conseguem dar toda a atenção a uma única tarefa. Enquanto isso, lutamos para bloquear o tempo em nossos relógios e calendários.

Os dias de trabalho profundo e focado podem ter acabado para muitos de nós. O cientista chefe da Microsoft Research, Jaime Teevan, acredita que devemos parar de tentar ajustar os antigos fluxos de trabalho à nova realidade fragmentada da jornada de trabalho.

“Pensamos muito nas pessoas que estão no ‘fluxo’, mas, na verdade, é difícil realizar grandes tarefas; é difícil entrar no fluxo”, diz Teevan. “Por outro lado, temos muito pouco tempo e podemos tornar nossas tarefas menores, para que se ajustem aos nossos pequenos momentos”.

Teevan publicou a pesquisa sobre microprodutividade e como ela pode ser aplicada a produtos de tecnologia desde 2014. “Estamos pensando muito em como podemos ajudar especificamente as pessoas a realizarem suas tarefas com consciência. . . como eles pensam sobre essas tarefas e, em particular, com a consciência de que nossas vidas são fragmentadas”, diz ela.

MICROPRODUTIVIDADE EM TEORIA

Microprodutividade significa dividir o trabalho em uma série de pequenas tarefas (“micro-tarefas”) que requerem pouco tempo para serem concluídas e se desenvolvem para a conclusão de uma meta maior.

Já fazemos isso, se não de forma sistematizada – como quando usamos uma caminhada de cinco minutos entre os prédios na hora do almoço para responder a um email. Teevan sugere que mais do nosso trabalho pode ser dividido nesse tipo de produtividade.

A pesquisa de Teevan mostrou que a realização de microtarefas pode ser uma boa maneira de facilitar as mais exigentes e demoradas. A pesquisa também mostra que você pode se beneficiar iniciando o trabalho em um projeto grande, concluindo algumas de suas microtarefas menos exigentes e depois migrando para as mais exigentes conforme você se instala no projeto.

É também aqui que a IA pode começar a desempenhar um papel. Alguns aspectos de projetos maiores podem ser esculpidos como microtarefas e automatizados, diz Teevan, deixando os humanos com um trabalho mais criativo e envolvente.

No entanto, o pesquisador da Microsoft Shamsi Iqbal sugere que a microprodutividade pode não definir o dia de trabalho de todos. Os dias de algumas pessoas podem ser uma mistura de tarefas altamente fragmentadas e longos períodos de trabalho em uma única tarefa. A Microsoft já possui recursos que ajudam a manter as pessoas envolvidas em tarefas maiores. O recurso Focus Assist do Windows 10, por exemplo, pode ser configurado para bloquear vários tipos de notificações e alertas quando você precisar permanecer no fluxo.

Em vez de roubar o tempo livre, a microprodutividade é mais para dar às pessoas o controle de como elas gastam seu tempo. “Você está dando às pessoas as ferramentas necessárias para estruturar seus próprios fluxos de trabalho”, argumenta ele. “Permitir que as pessoas tenham controle sobre como, quando e como é o trabalho delas é o que é emocionante para mim.”

O TRABALHO ORIENTADO A DADOS

A Microsoft está começando a aplicar seu considerável conhecimento de IA  em ferramentas de produtividade. Você verá cada vez mais a empresa apresentando novos recursos orientados pelo que seus algoritmos aprenderam sobre suas preferências e fluxos de trabalho e sobre o próprio trabalho.

Já está reunindo alguns desses dados e organizando-os por meio de uma ferramenta chamada MyAnalytics no Microsoft 365, que informa a quantidade de tempo que você passou no modo “focado”, colaborando com outras pessoas e fazendo algo diferente do trabalho. Ele apura esses números analisando seus e-mails, reuniões, chamadas e bate-papos. Também pode lembrá-lo se você tiver uma solicitação pendente de um colega de trabalho ou avisá-lo quando estiver prestes a enviar um e-mail para outra pessoa após o expediente e sugerir que espere até a manhã seguinte.

O painel MyAnalytics da Microsoft sugere algumas das ideias que a empresa tem para melhorar o trabalho através dos dados.

Muitos recursos são direcionados principalmente pelos dados coletados em seu e-mail – desde que você aceite. A Cortana pode procurar na sua caixa de entrada os compromissos assumidos e lembrá-lo de cumpri-los. A Caixa de Entrada do Outlook ajuda a priorizar seu email, identificando emails potencialmente importantes de pessoas com quem você colabora bastante, identificando boletins informativos e emails movendo-os para baixo na pilha. E algumas dessas funcionalidades você já encontra no Microsoft 365.

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Fontes: Fast Company