5 dicas práticas para maximizar sua eficiência com Copilot no Outlook
Carol More
Descubra como aumentar sua produtividade e trabalhar de forma mais inteligente com estas dicas do Copilot no Outlook;
Imagine transformar sua rotina de trabalho com o auxílio inteligente da IA. Estamos navegando na era onde a inteligência artificial não é mais um mero coadjuvante, mas uma protagonista que redefine a maneira como criamos e inovamos.
A cada dia surgem novas ferramentas para potencializar a eficiência e criatividade. E dessa vez, exploraremos dicas essenciais sobre como maximizar sua produtividade com o Copilot no Outlook.
Copilot no Outlook
Gerenciar e-mails pode ser cansativo, tanto para o uso pessoal quanto profissional. Mas o poder da inteligência artificial (IA) está aí para liberar a criatividade, aumentar sua produtividade, simplificar a colaboração e a experiência de forma avançada. Por isso, o Copilot tem sido utilizado em diversas frentes.
Integrado ao Outlook, a ferramenta oferece ajuda para organizar e-mails, gerar resumos e melhorar a comunicação, liberando tempo para outras atividades importantes. Confira as dicas que selecionamos:
5 maneiras específicas de usar o Copilot no Outlook
Dica 1: Organize sua caixa de entrada
Uma estratégia eficaz para organizar uma caixa de entrada caótica envolve a criação de regras e categorias, permitindo o gerenciamento e a priorização das mensagens.
Criar regras no Outlook era um pouco trabalhoso no passado, mas desde então, com o Copilot, isso mudou. Agora, o Outlook oferece diferentes guias para categorizar os e-mails, por assunto e remetentes, ajudando a garantir que os e-mails importantes não sejam esquecidos. A codificação por cores também facilita visualmente a segmentação.
Para implementar essa ação, no Outlook, vá até o canto superior direito e clique no ícone do Copilot. Escolha a opção “Organize minha caixa de entrada” entre os prompts disponíveis. O método facilita a categorização dos e-mails, além de priorizar a resposta aos grupos urgentes primeiro.
Ao clicar no ícone do Copilot no Outlook, uma caixa aparecerá para você preencher detalhes do prompt. Por exemplo, quero ter certeza de que estou em dia com as tarefas enviadas diretamente pela minha gerente Angela. Peça ao Copilot para “Criar uma regra na caixa de entrada para categorizar como azuis todos os e-mails de Angela Byers”.
A partir disso, o Outlook exibirá uma caixa com as regras para confirmar seu comando.
Dica 2: Resumos e atualizações
Sabe aqueles dias em que sua caixa de e-mails está bombando? Aplique o Copilot e tenha um resumo de todo o conteúdo, de forma produtiva.
No Outlook, navegue até o canto superior direito e clique no ícone do Copilot. Depois que o chat for aberto, digite o prompt: “Me coloque em dia sobre os e-mails de ontem. Organize e resuma por tópico.”
Na parte superior de uma thread de email, você também pode pedir para o Copilot “Resumir” uma conversa selecionada. O Copilot examinará o thread para procurar pontos-chave e criará a atualização. Além disso, você pode incluir outros membros da equipe que, poderão visualizar o email correspondente no thread.
Dica 3: Rascunhe mensagens de e-mail
Agora que sua caixa de entrada está categorizada por cores e você recebeu o resumo e atualização de suas mensagens recentes, é hora de economizar tempo ao elaborar e-mails. No Outlook, ao digitar uma solicitação (prompt), o Copilot gera opções de rascunhos, e você pode escolher duração e tom desejados, para que depois a IA redija a mensagem.
Exemplo: na caixa do Copilot, digite o prompt “Informe à equipe que decidimos usar as telhas e para prosseguir de forma que cumpramos o prazo”. Quando terminar de configurar as opções desejadas, selecione “Gerar”. Com os resultados, revise a mensagem. Se não for exatamente o que você precisa, escolha “Gerar rascunho novamente“. Para recomeçar, basta alterar seu prompt.
No Outlook, você sempre pode iniciar um novo rascunho de e-mail, basta navegar até a barra e selecionar o ícone do Copilot. A partir daí, o menu suspenso aparecerá; selecione “Rascunho com Copilot”.
Ter o Copilot trabalhando em uma primeira ideia poupa uma boa quantidade de tempo. E mesmo que você tenha ajustes a fazer, a tomada de decisão é muito mais rápida.
Dica 4: Planeje um evento
O planejamento de eventos é uma atividade complexa que demanda organização e colaboração efetiva. Mas, com o Copilot para Microsoft 365, esse processo pode ser simplificado. E agora, no Outlook, o assistente de IA também pode contribuir para a coordenação e gestão necessárias.
Veja o exemplo: Laura tem uma equipe pequena de funcionários em sua loja e quer envolvê-los no planejamento de um evento, atribuindo-lhes algumas tarefas. Ela então, decide enviar um e-mail para notificá-los sobre uma reunião e definir a agenda.
- Ela abre o Outlook para iniciar um novo e-mail. Clica no ícone Copilot na barra de ferramentas e no menu suspenso seleciona “Rascunho com Copilot“.
- Na caixa do Copilot, ela digita: “Pedir à equipe para trazer ideias para o evento do dia do cliente”; Laura escolhe o tamanho e o tom desejado da mensagem e seleciona “Gerar”;
- O Copilot cria um rascunho da mensagem. Laura revisa o conteúdo, está satisfeita com o resultado e então seleciona “Manter“;
- Após aprovação, ela adiciona um link ao espaço de trabalho no Loop que criou, para que a equipe possa participar e colaborar. Depois, envia o email com as informações necessárias.
Dica 5: Agende uma reunião a partir de um e-mail
O Copilot também facilita e agiliza o agendamento de reuniões a partir de e-mails. Ao selecionar a opção “Agendar com Copilot”, o sistema analisa o conteúdo do e-mail e automaticamente cria um convite para uma reunião, inserindo título, pauta e o tópico como anexo na mensagem.
Todos os envolvidos no e-mail são adicionados como participantes. Antes de enviar, você pode revisar e modificar o convite conforme necessário.
Agendar com Copilot. Imagem: Divulgação;
Observações: Este recurso só estará disponível se você tiver uma licença do Copilot para Microsoft 365 (Work). A barra de ferramentas pode ter uma aparência um pouco diferente, dependendo das configurações.
Maximize sua eficiência e produtividade
O Microsoft 365 Copilot já está disponível para empresas de todos os tamanhos. Ao utilizar o novo Outlook você também terá acesso ao Copilot para auxiliá-lo na criação de e-mails, preparar eventos, agendar reuniões e muito mais. Teste o desempenho da solução ao entrar em contato com a Maximiza Software.
Fonte: Tech Community Microsoft
