Economize tempo e concentre-se nas coisas que mais importam ao implementar soluções de IA em sua pequena empresa;

De imagens ao aprimoramento do cliente, a inteligência artificial tem sido uma ferramenta versátil em vários setores. A tecnologia permite aprimorar a criatividade, a produtividade e as habilidades de seus usuários, além de possibilitar a inovação.

Ao automatizar tarefas rotineiras ou gerar análises perspicazes, através da IA muitas organizações tem transformado suas operações e impulsionado o crescimento. Para os proprietários de pequenas e médias empresas, porém, um dos maiores obstáculos é a implementação, para se manter competitivo neste cenário digital em constante evolução. 

No entanto, a ferramenta é particularmente útil para PMEs otimizarem o fluxo de trabalho, simplificarem tarefas, desbloquearem o potencial humano e a produtividade, já que há assistência inteligente em tempo real. Além disso, o retorno do investimento em IA pode ser substancial em termos de tempo e dinheiro.

Por que a IA é importante para o meu pequeno negócio?

O relatório do SBEC Concil mostra que uma grande porcentagem das pequenas empresas que usam ferramentas de IA tem melhorado sua eficiência, rentabilidade, produtividade e competitividade. 93% dos proprietários de PMEs concordaram que a IA gera poupança, economizando centenas de bilhões de dólares anualmente.

Como a IA aprende com os dados que recebe para melhorar continuamente o desempenho de seus resultados, isso pode ser um divisor de águas para os negócios.

Baseada no aprendizado de máquina, a inteligência artificial tem o poder de ajudar pequenas empresas a “fazerem muitas coisas sem contratar muitas pessoas”. Ao executar tarefas que normalmente exigiriam a inteligência humana, a ferramenta possibilita escalar os negócios de maneira econômica, turbinando os negócios. 

PMEs que utilizam IA economizam tempo e dinheiro

A adoção oferece inúmeras vantagens:

• Eficiência e automação: simplifica e automatiza trabalhos tediosos, repetitivos e demorados;
• Análise rápida de dados: analisa rapidamente grandes conjuntos de dados para identificar tendências e informar melhores decisões;
• Personalização aprimorada e envolvimento do cliente: através de chatbots, recomendações e campanhas de marketing personalizadas, aumenta o envolvimento do cliente;
• Vantagem competitiva: para adaptar-se mais facilmente às mudanças do mercado, ficar à frente dos concorrentes e atender às expectativas e necessidades dos clientes;
• Poupança de custos: economiza, traz eficiência, reduz erros e aloca recursos de forma inteligente;
• Produtividade aumentada: melhora a produtividade ao fornecer aos funcionários as ferramentas certas para realizarem seu trabalho com mais rapidez;

Implementação de IA para pequenas empresas

Antes de se aprofundar no processo da implementação, é fundamental entender que não há uma solução única para todos. A abordagem deve ser determinada pelas necessidades, metas e recursos específicos da empresa. No entanto, a estrutura a seguir pode servir de base e, posteriormente, ser ajustada de acordo.

1 – Avalie as necessidades da empresa

Para dar início à sua jornada de implementação de IA, é preciso identificar as áreas específicas da empresa que se beneficiariam da integração.

Algumas perguntas podem ajudar: Onde você gasta a maior parte do seu tempo? Quais tarefas são repetitivas e tediosas? Quais são os pontos problemáticos em seu atendimento ao cliente?

Essa análise ajudará a identificar as áreas em que a IA pode trazer eficiência e real valor. Por exemplo, se você estiver gastando muito tempo respondendo a perguntas comuns de clientes, um chatbot pode ser uma ótima opção.

Tudo se resume a entender os desafios comerciais e ver onde a IA se encaixa na solução.

2- Desenvolva uma estratégia

A criação de uma estratégia pronta para IA requer uma abordagem cuidadosa e abrangente. Após imaginar o que você deseja que a IA faça pela sua pequena empresa, pense em como isso pode se traduzir nas diferentes funções de negócios.

Pense em como áreas como vendas, marketing, atendimento ao cliente e operações precisarão se preparar para a chegada da inteligência artificial. Por exemplo, considere como as seguintes funções:

• TI — Investir em treinamento ou contratação de profissionais de TI com experiência em tecnologias de IA. A criação de capacidades internas ajudará a garantir a implementação e manutenção eficazes dos sistemas. Além disso, considerar o uso de plataformas em nuvem para soluções de IA. Os serviços em nuvem oferecem escalabilidade, flexibilidade e acessibilidade, tornando-os adequados para pequenas empresas.
• Segurança — Priorizar a segurança dos dados para proteger informações confidenciais. Utilizar criptografia, controles de acesso, auditorias e rótulos de conteúdo e confidencialidade para permanecer em conformidade com as regulamentações de proteção de dados. Você também precisará proteger todos os modelos de IA que possui contra vulnerabilidades e ataques cibernéticos. Escolha um software que ofereça segurança de ponta a ponta, como o Microsoft Copilot.
• Gerenciamento de dados — Estabelecer políticas claras de governança para garantir a qualidade e a integridade dos dados. Defina funções e responsabilidades para manter a precisão. Você também pode investir em ferramentas de análise de IA para extrair insights significativos. Essas ferramentas podem auxiliar na tomada de decisões mais informadas e identificar oportunidades de crescimento dos negócios.

Copilot para Microsoft 365 já está disponível para empresas de todos os tamanhos

3 – Definição de objetivos

Também é necessário ter uma ideia clara de como você aplicará a IA em suas funções de negócios. Alguns lugares possíveis para começar incluem:

• Marketing — Analise dados de clientes com IA para uma segmentação eficaz e personalize estratégias de marketing com base em insights orientados por IA para aumentar o envolvimento e a satisfação do cliente. Se você estiver interessado em criar campanhas personalizadas, pesquise se mecanismos de recomendação e chatbots podem funcionar bem para suas necessidades.
• Finanças — Use IA em processos financeiros para automatizar tarefas rotineiras. Isso inclui processamento de faturas, controle de despesas e relatórios financeiros, o que reduzirá o trabalho manual.
• Recursos humanos — Implementar IA em processos de recrutamento para uma triagem eficiente de candidatos. Ou recorra à IA para iniciativas de envolvimento dos funcionários, analisando os dados dos funcionários para identificar áreas de melhoria e usar soluções para uma força de trabalho mais engajada.

4 – Orçamento e recursos

O orçamento deve incluir os custos para a implementação inicial da IA, tais como hardware, software, formação e serviços de consultoria. As soluções que você escolher também devem ser escalonáveis ​​para o crescimento, para que você não precise repensar sua estratégia no futuro.

Se isso parecer uma grande despesa inicial, tenha em mente o potencial do ROI de longo prazo, o aumento da eficiência e da receita. Você também não precisa abordar de uma só vez todas as áreas – escolha o que faz mais sentido para o seu negócio e o que é financeiramente viável. 

5 – Considere sua infraestrutura

Agora que você definiu suas metas iniciais sobre o que gostaria que a IA fizesse para sua empresa, é hora de se preparar do ponto de vista da infraestrutura e dos dados. 

Dependendo de quais soluções você adotar, será preciso ajustar hardware, software e armazenamento. Os serviços em nuvem são uma boa escolha porque oferecem recursos escalonáveis ​​que permitem acessar funcionalidades poderosas da IA, sem investimento significativo.

6 – Preparação e integração de dados

Como a IA se baseia nos dados que você fornece, a qualidade desses dados é bem importante. 

Certifique-se de 1) avaliar a qualidade de seus dados quanto à precisão, relevância e representação dos problemas que você pretende resolver e 2) centralizar seus dados, garantindo uma fonte confiável para IA. 

Isto simplificará o gerenciamento, reduzirá redundâncias e aumentará a confiabilidade geral nos processos.

Prepare seus funcionários e a cultura da empresa para IA

7 – Aborde preocupações sobre IA

Ao longo da história, muitas inovações tecnológicas foram recebidas com apreensão antes que as pessoas as entendessem melhor. Quando o telégrafo foi inventado, alguns acreditavam que ele degradaria a capacidade de comunicação por causa das frases curtas e incompletas (um sentimento que mais tarde voltou com as mensagens de texto). Hoje, algumas pessoas temem que a IA possa substituí-las no trabalho.

Para aliviar as preocupações dos seus funcionários sobre IA, aborde o assunto diretamente. Explique que estas são ferramentas para ajudar a tornar a vida profissional mais fácil e eficiente, e não para substituí-las. 

Afinal, as pessoas trazem suas experiências para as funções e são capazes de oferecer conhecimentos especializados, compreender nuances e fornecer julgamento emocional que a IA simplesmente não consegue fazer. 

Ao dizer que reconhece o valor de seus funcionários, eles se sentirão valorizados e capacitados para tentar incorporar essa nova tecnologia em seu dia a dia.Além disso, deixe claro que a IA não funciona sozinha. Precisa de um piloto ou motorista. 

8 – Teste piloto

Antes de se comprometer com uma implementação completa, é aconselhável realizar um teste piloto da solução escolhida. Durante essa fase, o sistema de IA é implementado em pequena escala, permitindo observar o desempenho e impacto nos processos de negócios.

Isso oferece uma oportunidade de identificar possíveis problemas, avaliar o feedback dos usuários, e confirmar se a solução atende aos objetivos definidos. Esse é o estágio em que ocorrem os ajustes com base nos insights obtidos antes da implementação geral.

9 – Decida como lidar com a curva de aprendizado

A forma como você prepara a IA dos funcionários para os novos processos que usará depende de quais processos você gostaria de adotar; por exemplo, se você está pensando em adquirir software de IA existente para ajudar os funcionários com produtividade nos aplicativos em que já trabalham, a empresa terá recursos de treinamento disponíveis. 

Por outro lado, se você estiver interessado em construir seu próprio sistema de IA personalizado especificamente para sua empresa e suas necessidades exclusivas, pode ser necessário contratar pessoal adicional de TI ou de suporte que tenha experiência para ajudar na implementação e no treinamento.

Com tudo instalado, também é importante manter-se atualizado com as mais recentes tecnologias de IA. Considere:

• Estabelecer uma cultura de aprendizagem contínua. Forneça acesso a cursos, workshops e seminários on-line sobre tópicos de IA.
• Participar de comunidades de IA. Participe de comunidades on-line de IA, fóruns e grupos de mídia social onde profissionais compartilham ideias e discutem as últimas tendências.
• Assinando publicações e boletins informativos sobre IA. Escolha fontes de IA confiáveis ​​para receber atualizações regulares sobre pesquisas, avanços e notícias do setor.
• Monitoramento de atualizações de software. Verifique regularmente se há atualizações, novos recursos e melhorias para garantir que você está aproveitando ao máximo sua ferramenta de IA.
• Experimente tecnologias emergentes. Alocar recursos para experimentos em pequena escala com tecnologias emergentes de IA.

10 – Melhoria contínua

Sua jornada não termina com a implementação; é um processo contínuo de crescimento e inovação. A melhoria é um aspecto essencial da implementação da IA. Quando seu sistema estiver em funcionamento, você deverá monitorar seu desempenho e eficácia regularmente.

11 – Medir o retorno sobre o investimento (ROI)

Por fim, é preciso medir o retorno sobre o investimento (ROI). Isso envolve a avaliação e feedback de como o sistema de IA está contribuindo para seus objetivos estratégicos. Você observou melhorias na eficiência? A satisfação do cliente aumentou? Seus funcionários estão mais produtivos?

Lembre-se de que o valor da IA pode ser visto em processos aprimorados, economia de tempo ou maior capacidade de tomada de decisões. Portanto, você deve identificar quais KPIs são mais relevantes. Esteja pronto para adaptar e ajustar o sistema conforme necessário, para lidar com quaisquer desafios ou oportunidades emergentes.

Próximos passos e o futuro da IA

A IA pode abrir inúmeras oportunidades para sua pequena empresa, incluindo maior eficiência, satisfação do cliente e produtividade dos funcionários. Você pode começar a trabalhar melhor em equipe, economizar tempo e concentrar no que mais importa com o Microsoft 365 Copilot para pequenas empresas.

São os aplicativos que você conhece, além das ferramentas completas para que você possa fazer mais, a qualquer hora e em qualquer lugar. Otimize seus negócios e aumente a eficiência da equipe com IA. Entre em contato conosco agora mesmo!

Fonte: Microsoft 365