4 dicas da equipe do Microsoft Teams para aumentar a produtividade

Estas pequenas mudanças podem ajudar a aumentar a produtividade e eficiência no trabalho. Confira;

À medida que o trabalho se torna cada vez mais flexível, a separação entre a linha pessoal e o profissional fica cada vez mais borrada. Porém, existem diversas vantagens que este novo padrão traz.

Do timeboxing à pausa entre as reuniões, essas dicas utilizadas pela equipe de marketing do Microsoft Teams para aumentar a produtividade podem ajudar. Aqui estão 4 hábitos para experimentar e otimizar suas tarefas:

1 – Empilhamento de hábitos

A parte mais difícil de começar algo é encontrar uma maneira simples de transformar um novo hábito em um hábito duradouro. Embora não seja uma ideia nova, o empilhamento de hábitos, ou seja, a combinação de uma pequena atividade ou novo hábito com outro já existente, pode ajudar na rotina.

Ao utilizar a estrutura de James Clear para empilhar hábitos, você pode começar a priorizar suas tarefas antes do início do seu dia de trabalho, por exemplo: “Depois do meu café da manhã (seu hábito atual), criarei uma lista de tarefas para o dia (novo hábito).“

Com essa abordagem, é possível usar as rotinas existentes para manter um novo hábito. Adicionar um convite ao seu calendário ou criar uma lista de tarefas no Teams são ótimas maneiras de acionar um lembrete para isso funcionar.

2 – Timeboxing

A solução para assumir o controle do tempo do seu dia é o “timeboxing”. O primeiro passo do timeboxing é escolher as áreas mais importantes nas quais você quer se concentrar. Essas serão suas prioridades ou “caixas”.

Entre as atividades em família, exercício físico ou trabalho, recomenda-se escolher no máximo cinco por dia; caso contrário, torna-se difícil organizar tudo. A partir daí, é possível definir horários precisos de início e término para cada tarefa ou sua prioridade e se concentrar durante cada caixa de tempo.

Nesta análise, este recurso provou ser uma das dicas de produtividade mais úteis e é usada até por Jared Spataro, Vice-Presidente Corporativo de Trabalho Moderno da Microsoft. Você pode entender mais sobre timeboxing neste artigo do Worklab.

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3- Plano de foco

Todos nós experimentamos dias de reuniões consecutivas e interrupções constantes; assim, é difícil focar até para realizar o seu trabalho. Algumas pessoas relatam passar até 80% de seus dias colaborando com as tarefas de seus colegas. O simples fato de verificar um e-mail pode te levar a ficar 20 minutos tentando se reorientar. Essas distrações constantes podem aumentar o estresse e diminuir a produtividade.

Então, em vez de tentar encaixar o seu trabalho entre as pequenas pausas de tempo que você tem entre reuniões, bloqueie seu calendário por algumas horas todos os dias para um tempo de foco sem distrações.

Você pode até agendar o tempo de foco automaticamente no Microsoft Teams com o Microsoft Viva Insights. O plano de foco ajuda você a bloquear o tempo regular para seu trabalho de prioridade máxima, agendando até quatro horas todos os dias para se concentrar, além de minimizar as notificações de bate-papos e chamadas do Teams.

4 – Faça pausas

Com 55% mais reuniões em calendários a cada semana do que antes da pandemia, não é surpresa que consecutivamente isso aumenta o estresse e diminui a capacidade de foco. A solução, de acordo com uma pesquisa?

Faça pausas curtas. Apenas cinco minutos permitem que nossos cérebros “redefinam” e reduzam a fadiga das reuniões. Isso aumenta a atenção e o engajamento para a próxima tarefa. Embora possa parecer contraproducente, fazer pausas é essencial para a produtividade. Aprenda algumas técnicas.

MAXIMIZE SUA PRODUTIVIDADE

Para completar esses principais hábitos e aumentar a produtividade, os membros da equipe Microsoft Teams trazem também as melhores práticas para o trabalho flexível realmente funcionar.

Do uso de aplicativos no Teams até manter todos informados, gravação de reuniões e compartilhamento de onde (e quando) você está trabalhando, veja os recursos para trabalhar em casa, trabalhar remotamente, no escritório ou trabalho híbrido com produtividade.

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Fonte: TechCommunity Microsoft